Muhasebe verilerinin güvenilirliği ticari işlemlerin belgelere dayandırılarak defterlere kaydedilmesiyle anlam kazanır. Bu nedenle muhasebe uygulamalarında kayıt araçları olarak adlandırılan ‘Belgeler’ in ve üzerinde kayıtların yapıldığı ‘Defterler’ in önemi büyüktür.

     Muhasebe uygulamalarının objektif belge sistemine dayandırılarak yürütülmesi, muhasebe teorisi ile muhasebeyi yönlendiren yasaların gereğidir. Muhasebenin temel fonksiyonlarından biri olan bilgi toplama ve kaydetme fonksiyonunun yerine getirilmesi ancak işletme içinde ve dışında oluşturulabilecek sistemleştirilmiş bir bilgi ve belge akımı ile sağlanabilir.

Muhasebede ve dolayısıyla muhasebe organizasyonunda vazgeçilmez bir ilke niteliğinde olan belgeleme ilkesi şu cümleler ile tanımlanmaktadır;

• Her kayıt yazılı bir orijinal belgeye dayanmalıdır.

• Her muhasebe kaydının temeli muhasebe belgesidir.

   

     Belgeleme İlkeleri

     Güvenilir bir muhasebe kaydının sağlanması bakımından bu konudaki yazında ve uygulamada bazı ilkeler gelişmiştir. İşletmede belge düzeninin kurulmasında bu ilkelerden yararlanılır.

• Karışıklığı ve duplikasyonu önlemek için kaydın dayandığı belge kesin olarak belirlenmeli, çünkü bir işlem için birden fazla belge söz konusu olabilir, çek listesi ve banka ekstresi gibi;

• Belge üzerinde hiçbir şey okunmaz hale getirilmemeli, gerekli değişik parafe edilerek gösterilmeli,

• Belge üzerinde ilgili hesaplar belirtilerek ön kayıt sağlanmalı,

• Muhasebe kaydından sonra belge üzerine işaret konarak, belgenin kayda geçmemesi veya birden fazla geçmesi önlenmeli,

• Aynı işlemin fazla olması halinde ‘toplu bir belge’ düzenlenerek rasyonel çalışma düzeni sağlanmalı, örneğin malzeme çıkışları için bir mahsup fişi düzenlenmesi gibi,

• Belgelerle ilgili işlemlerde kolaylık ve hataların önlenebilmesi için, farklı renklerde olmalı, numaralanarak tasnifli olarak ve kolayca erişilebilecek şekilde arşivlenmeli,

• Tüm belgeler yetkili tarafından imza, hazırlayan tarafından ise paraf edilmelidir.
  
  Tüm bu bilgiler bize şunu gösteriyor ki muhasebe belgenin önemi çok büyüktür. Derslerimizde belgelerin kullanılması ve bunun alışkanlık haline gelmesi bizce çok çok önemlidir. Kullanacağımız belgelerin en önemlilerini sitemizden temin edebilirsiniz.
  

 Belge Seti çalışmamız bütün olarak çok yakında hizmetinizde olacaktır. Bu süreçte ihtiyaç duyduğunuz belgeleri iletişie geçmeniz durumda tek tek de gönderebiliriz... 

Yorumlar